Fatturazione elettronica in Business Central: come funziona il flusso con lo SDI

In Italia la fattura elettronica è ormai la normalità: per la gran parte delle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti, verso aziende, privati e Pubblica Amministrazione, la fattura passa dal Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate in formato XML. Chi usa Business Central spesso dà per scontato che “lo fa il gestionale”. In parte è vero, ma il flusso completo coinvolge più attori, e sapere chi fa cosa evita molte sorprese.

Vediamo come funziona, passo per passo.

Cosa fa la localizzazione italiana

La versione italiana di Business Central include le funzionalità per esportare fatture e note di credito di vendita come documenti elettronici nel formato FatturaPA, il tracciato XML richiesto dallo SDI. Il nome deriva dalla fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, ma lo stesso formato si usa anche tra privati.

La configurazione di base

La documentazione Microsoft parte da due pagine specifiche della localizzazione:

• Setup fattura: qui indichi la categoria di registrazione IVA business usata per le autofatture e il codice da riportare come codice destinatario nei documenti di autofatturazione;
• Lista tipi di documento Fattura: qui definisci i tipi documento esportati nell’XML (i codici TD) e quale usare di default per fatture, note di credito, autofatture e acconti.

I dati che finiscono nell’XML

Il file viene costruito con i dati già presenti in Business Central, quindi la qualità del risultato dipende da quella delle anagrafiche:

• dati della società nelle informazioni società: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale e gli altri dati amministrativi richiesti sui documenti fiscali;
• dati del cliente: partita IVA o codice fiscale, indirizzo completo e il recapito, cioè il codice destinatario oppure l’indirizzo PEC;
• configurazione IVA: per le operazioni non imponibili, esenti, escluse o in inversione contabile il tracciato richiede il codice “natura” corretto e un riferimento normativo coerente. Se la configurazione IVA non è impostata con cura, l’errore si ripete su ogni fattura;
• pagamenti: termini e metodi di pagamento devono corrispondere ai codici previsti dal tracciato.

I nomi esatti dei campi possono variare tra versioni e dipendono anche dalle app installate, per cui conviene verificarli sul tuo ambiente.

Chi parla con lo SDI

Qui c’è il punto che crea più equivoci. Nella maggior parte delle installazioni Business Central genera il file XML, ma non lo trasmette direttamente allo SDI. La trasmissione richiede un canale accreditato, e nella pratica si appoggia a un intermediario: un provider di fatturazione elettronica, spesso collegato tramite un’app partner o un connettore che invia il file, ne gestisce la firma quando serve e riporta in Business Central l’esito.

Microsoft indica tra i lavori pianificati una revisione della fatturazione elettronica italiana basata sul nuovo framework dei documenti elettronici. È un’evoluzione da seguire, ma finché non è disponibile e verificata sulla tua versione, il modello resta quello con l’intermediario.

Per un’azienda questo significa che la scelta del connettore non è un dettaglio tecnico: determina come vengono inviate le fatture, dove si leggono gli esiti e quanto lavoro manuale resta.

Le ricevute dello SDI e gli scarti

Dopo l’invio lo SDI controlla il file e restituisce una ricevuta. Le principali sono:

• ricevuta di consegna: la fattura è stata recapitata al destinatario;
• notifica di mancata consegna: lo SDI non è riuscito a recapitarla, per esempio per un canale non attivo. La fattura è comunque considerata emessa e viene messa a disposizione del cliente nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate;
• notifica di scarto: il file non ha superato i controlli. In questo caso la fattura si considera non emessa e va corretta e reinviata nei tempi previsti dalle regole SDI.

Lo scarto è il caso da presidiare. Gli errori tipici sono partita IVA o codice fiscale non validi, file duplicato, dati obbligatori mancanti o incoerenti, come un’aliquota zero senza codice natura. Serve una persona che ogni giorno guardi gli esiti, e un connettore che li mostri in Business Central accanto al documento, non in un portale separato che nessuno apre.

Le fatture passive

Il flusso inverso è altrettanto importante. Le fatture dei fornitori arrivano dallo SDI al tuo codice destinatario o alla tua PEC, e da lì vanno portate in Business Central. Anche qui il lavoro lo fa in genere l’intermediario o l’app partner: scarica l’XML, lo rende leggibile e aiuta a trasformarlo in una fattura d’acquisto, abbinando il fornitore, e in alcune soluzioni anche le righe all’ordine o al carico.

Business Central offre di suo la gestione dei documenti in entrata, ma la lettura del tracciato FatturaPA e l’abbinamento automatico dipendono dalla soluzione scelta. Prima di decidere, verifica cosa fa davvero: quanto riconosce in automatico, come gestisce i fornitori nuovi, cosa succede con le note di credito.

La conservazione è un altro obbligo

Inviare e ricevere tramite SDI non equivale a conservare. La conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche è un obbligo distinto, con regole proprie, e va gestita esplicitamente: tramite un servizio di conservazione, del provider o di terzi, oppure con gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Business Central archivia i documenti registrati, ma questo non sostituisce la conservazione. Per i dettagli normativi il riferimento resta il tuo commercialista.

Le insidie più comuni

Nella pratica, la maggior parte dei problemi non nasce dal software ma dai dati:

• clienti creati in fretta, senza codice destinatario né PEC, o con il codice fiscale al posto della partita IVA;
• codici IVA per operazioni esenti o non imponibili senza natura o con riferimenti normativi generici;
• numerazioni dei documenti modificate a metà anno, che generano duplicati;
• clienti esteri trattati come italiani, con dati che lo SDI non accetta;
• esiti degli invii non controllati, scoperti solo quando il cliente segnala di non aver ricevuto la fattura.

Una checklist pratica

Prima di andare in produzione, o se oggi hai troppi scarti, controlla questi punti:

1. informazioni società complete e corrette;
2. configurazione Fattura e tipi documento impostati;
3. anagrafiche clienti con identificativi fiscali validi e un recapito, codice destinatario o PEC;
4. configurazione IVA con codice natura per ogni operazione senza imposta;
5. termini e metodi di pagamento mappati sui codici del tracciato;
6. connettore verso lo SDI scelto e testato, con gli esiti visibili in Business Central;
7. una persona responsabile del controllo quotidiano di scarti e mancate consegne;
8. processo per le fatture passive definito, dalla ricezione alla registrazione;
9. conservazione a norma attiva e verificata.

Per i dettagli della configurazione puoi partire dalla documentazione Microsoft sulla fatturazione elettronica italiana e dalla panoramica delle funzionalità locali per l’Italia, dove Microsoft elenca anche le evoluzioni pianificate.

Parliamone

Se stai impostando la fatturazione elettronica in Business Central, o vuoi capire perché oggi hai scarti e lavoro manuale di troppo, scrivici: partiamo da come è configurato il tuo ambiente.