Power BI e Business Central: i primi report da creare

Business Central raccoglie ogni giorno una quantità enorme di informazioni: ordini, fatture, incassi, movimenti di magazzino. Il problema, in molte aziende, è che questi dati restano chiusi nelle schermate del gestionale o finiscono in fogli Excel ricostruiti a mano ogni mese. Power BI serve proprio a trasformarli in report chiari, aggiornati e consultabili da chi deve prendere decisioni.

Non serve partire da un progetto enorme. Pochi report ben fatti valgono più di decine di grafici che nessuno guarda.

Come Power BI si collega a Business Central

Power BI legge i dati di Business Central attraverso un connettore standard, che si appoggia alle API e ai servizi web esposti dal gestionale. In pratica scegli l’ambiente e la società, selezioni le tabelle o le pagine pubblicate che ti servono e Power BI le importa per costruire il modello dati.

Business Central offre anche report e app Power BI già pronti per alcune aree, come finanza, vendite, acquisti e magazzino, e la possibilità di vedere report Power BI direttamente all’interno delle pagine del gestionale. Sono un ottimo punto di partenza per capire cosa ti serve davvero. Le opzioni disponibili evolvono nel tempo, quindi verifica sempre la documentazione Microsoft aggiornata.

Quando i report standard non bastano, si costruiscono report su misura, a volte esponendo dati specifici tramite API personalizzate sviluppate come estensioni.

I primi report da costruire

Ecco cinque report che per una piccola o media impresa danno valore quasi da subito.

Vendite per cliente e per articolo nel tempo

È il report da cui partire. Mostra il fatturato per cliente, per articolo o categoria e per periodo, con il confronto rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente. Ti aiuta a vedere quali clienti crescono e quali calano, quali prodotti trainano le vendite e come si distribuisce la stagionalità.

Margini

Il fatturato da solo non basta: un cliente che compra molto può rendere poco. Un report sui margini per cliente, articolo e agente mostra dove guadagni davvero. Perché sia affidabile, i costi degli articoli in Business Central devono essere corretti e aggiornati, e su questo torneremo tra poco.

Crediti scaduti e scadenzario clienti

Un report sui crediti aperti, suddivisi per fasce di scadenza, è utilissimo per chi segue gli incassi. A colpo d’occhio vedi quanto è scaduto, da quanto tempo e verso quali clienti. Collegato ai dati di vendita, aiuta anche a valutare l’affidabilità dei clienti più importanti.

Valore del magazzino e articoli a bassa rotazione

Il magazzino immobilizza liquidità. Un report che mostra il valore delle giacenze per magazzino e categoria, insieme agli articoli fermi da molto tempo, ti aiuta a decidere cosa riordinare, cosa smaltire e dove stai tenendo più scorte del necessario.

Panoramica della liquidità

Incassi attesi dai clienti, pagamenti previsti ai fornitori e saldi bancari, messi sulla stessa linea temporale, danno una visione della liquidità nelle settimane successive. Non sostituisce una pianificazione finanziaria completa, ma è un ottimo strumento di controllo per la direzione.

Prima dei report, la qualità dei dati

Un report è affidabile quanto i dati su cui si basa. Prima di costruire i primi cruscotti verifica alcuni punti:

• anagrafiche coerenti: clienti senza doppioni, articoli con categorie e unità di misura corrette, agenti e zone assegnati in modo uniforme;
• costi degli articoli: senza costi corretti, qualsiasi report sui margini è fuorviante;
• dimensioni: se usi le dimensioni di Business Central, come reparto, area o linea di prodotto, assicurati che vengano compilate sempre e con gli stessi criteri;
• registrazioni puntuali: se documenti e incassi vengono registrati con giorni di ritardo, i report mostrano una realtà già superata.

Spesso il lavoro sui report fa emergere proprio questi problemi. È un effetto positivo: meglio scoprirli in un grafico che in una decisione sbagliata.

Chi deve occuparsi dei report

I report funzionano quando qualcuno ne è responsabile. Conviene distinguere due ruoli:

• chi definisce le domande: il responsabile commerciale per le vendite, l’amministrazione per crediti e liquidità, il responsabile logistica per il magazzino. Sono loro a dire quali indicatori servono e come vanno letti;
• chi costruisce e mantiene il modello: una persona interna con competenze tecniche oppure un consulente esterno, che cura le connessioni, il modello dati e le modifiche nel tempo.

Senza un responsabile chiaro, i report si moltiplicano, si contraddicono e perdono credibilità.

Aggiornamento e permessi

Due aspetti pratici da decidere subito.

L’aggiornamento: i report pubblicati sul servizio Power BI possono essere aggiornati automaticamente secondo una pianificazione. Scegli una frequenza coerente con l’uso: per molti report direzionali basta un aggiornamento giornaliero, mentre per alcuni dati operativi può servire una frequenza maggiore.

I permessi: non tutti devono vedere tutto. Margini, dati del personale e informazioni finanziarie vanno condivisi solo con chi ne ha bisogno. Power BI permette di gestire l’accesso ai report e, se serve, di limitare i dati visibili in base all’utente. Ricorda anche che la connessione a Business Central rispetta le autorizzazioni dell’account usato per leggere i dati.

Parliamone

Se vuoi trasformare i dati di Business Central in report utili per chi decide, partendo da quelli che servono davvero alla tua azienda, contattaci: costruiamo insieme i primi passi.